Tips voor Thuiswerken

Door de huidige omstandigheden worden we nu zo min of meer verplicht om thuis te werken, echter moeten we niet vergeten dat er al veel werd thuisgewerkt. In deze blog zal ik je een aantal tips voor thuiswerken geven, zodat je ook wanneer het moet prettig kunt werken vanuit je eigen huis.

Thuiswerken is iets waar veel werkgevers mee worstelen. De ene werkgever is daar heel angstig voor omdat ze denken dat je minder productiever bent. De andere is er juist voorstander van.

Daarnaast zal een werkgever ook rekening moeten houden met de wensen van een werknemer. De werknemer zal daar natuurlijk ook wel het nut van moeten zien. Alles heeft natuurlijk te maken met je baan. Of je een functie hebt waarin je makkelijk vanuit huis werkt of juist niet.

Hierdoor zijn deze tips voor thuiswerken alleen van toepassen zodra je je werkzaamheden daadwerkelijk thuis kunt uitvoeren. Deze website heet niet voor niet Computer Uitleg.nl, dus ik richt mij dan ook op de mensen die met computers werken.

Tips voor Thuiswerken voor de Werkgever

Als werkgever is het natuurlijk belangrijk dat je personeel productief is en blijft. Of ze nu thuis of op kantoor werken. Daarbij zijn er een aantal zaken waar een werkgever rekening moet houden bij de beslissing om toestemming te geven om thuis te werken.

Je zal rekening moeten houden met de thuissituatie van je werknemer. Is er een goede ruimte beschikbaar waar hij of zij kan werken. Zijn er rondrennende kinderen die de werknemer kan afleiden. Kortom er komt meer bij kijken dan je eigenlijk vooraf zou verwachten.

Dan komen we eigenlijk aan op mijn eerste tip:

Ga het gesprek aan met je werknemer

Praat met je werknemer die thuis wilt gaan werken. Probeer inzicht te krijgen wat zijn of haar wensen zijn en waarom de werknemer denkt dat hij thuis productiever is dan op kantoor. Bespreek of er mogelijkheden zijn om die productiviteit meetbaar te maken.

Vraag aan je werknemer of er nagedacht is over hoe hij/zij de communicatie goed kan houden met collega’s en klanten. Is daar niet over nagedacht, denk hier dan gezamenlijk over na. Je wilt natuurlijk niet dat je heel productief bent voor jezelf, maar je collega’s niet weten waar je mee bezig bent en je klanten je niet kunnen bereiken.

Bedenk wat je nodig zou hebben als je thuis gaat werken

Een ander simpele tip is gewoon je eigen situatie bekijken. Wat heb je nu precies nodig om thuis te kunnen werken? Denk eraan dat je bereikbaar moet zijn en dat je een rustige fijne plek in huis hebt met voldoende natuurlijk licht. Spreek hierom met je gezinsleden duidelijke afspraken af zodat je niet onnodig gestoord wordt.

Daarnaast heb je een computer nodig. Dit kan een desktop zijn of een laptop. Voordeel van een laptop is dat je mobiel bent in je eigen huis. Bij het verplaatsen van een desktop komt iets meer bij kijken, alhoewel een desktop ook steeds kleiner wordt.

Belangrijk hierbij is dat je bij een laptop een grote tweede scherm nodig hebt en als dat niet kan dat je laptop verhoogt kan staan, anders ga je op de langere termijn klachten in je nek krijgen van het naar beneden kijken.

Vergeet niet een goede stoel. Het liefst een ergonomische bureaustoel.

Tijdens de Covid-19 pandemie

Het is een vreemde periode in ons leven en iedereen heeft zich aangepast aan de huidige situatie, maar veel werkgevers zien alleen de slechte kanten. De echte entrepreneurs kijken niet alleen naar de slechte dingen, maar gaan ook op zoek naar nieuwe mogelijkheden die benut kunnen worden.

Laten we het huidige onderwerp als voorbeeld houden. De overheid legt maatregelingen op om verspreiding van het virus te voorkomen/verminderen. Dat betekent dat je zoveel mogelijk thuis moet gaan werken. Sterker nog. Het kan zomaar zijn dat we naar een lockdown gaan. Zorg ervoor dat je je voorbereidingen hebt getroffen.

Dit is bovendien de ideale tijd om het thuiswerken te testen. Meet de prestaties van je werknemer en kijk wat het thuiswerken met de productiviteit van je werknemers doet.

Overigens zijn er ook al bedrijven die zoveel mensen thuis laten werken dat ze kantoren verkocht hebben, omdat ze zien dat ze ook vanuit huis kunnen werken. Scheelt weer in de huisvestingkosten.

Tips voor Thuiswerken voor de Werknemer

Als werknemer ben je afhankelijk van je werkgever. Daarom is het belangrijk om je goed voor te bereiden voor je een gesprek start met je werkgever om te praten over thuiswerken. De onderstaande tips voor thuiswerken voor de werknemer is daar dan ook gedeeltelijk op gericht.

Voorbereiden op je gesprek

Je wilt het gesprek aangaan met je werkgever om thuis te werken. Het is daarom belangrijk om je hierop voor te bereiden. Visualiseer je in de positie van werkgever en bedenk dan wat er belangrijk is voor de werkgever.

Denk vervolgens na hoe je dit in je gesprek met je werkgever kunt gebruiken. Je kunt bijvoorbeeld alvast een concept plan maken. Hierin leg je vast je de productiviteit meetbaar kunt maken en hoe je dit toepast.

Je moet niet vergeten te beschrijven hoe de communicatiekanalen gaan lopen en wat je nodig hebt om goed thuis te kunnen werken.

Wat je kunt doen als je werkgever twijfelt

Tijdens je gesprek merk je dat je werkgever twijfelt, ondanks je zorgvuldige voorbereiding. Ga niet geïrriteerd reageren, maar leg gewoon proefperiode van 1 maand voor. Dat je in die maand 1 à 2 dagen in de week thuiswerkt en dat je na deze maand weer bij elkaar komt om te bespreken hoe het is gegaan.

Zorg er dan ook voor dat je data hebt waarin je laat zien hoe productief je bent geweest. Zorg ervoor dat je met je collega’s afspraken maakt en dat zij aan je werkgever doorgeven of de bereikbaarheid niet in het geding is geweest.

Op het moment dat je werkgever ziet dat je productiever bent, dan zal hij of zij echt niet zeggen, we gaan ermee stoppen! Sterker nog. Ik denk dat je werkgever dan akkoord gaat met thuiswerken. Zodra je werkgever akkoord is, zal je nog steeds data moeten blijven verzamelen, want er komt een moment dat er gevraagd gaat worden hoe het gaat.

Wat je absoluut niet moet doen als je gaat thuiswerken

Je hebt akkoord van je werkgever dat je thuis mag werken. Zorg er dan voor dat je ook af en toe naar kantoor gaat. Het is belangrijk om een collegiale band op te bouwen en in stand te houden. Niets is vervelender voor mensen die op kantoor werken dat ze je niet meer zien.

Dus wat je absoluut niet moet doen is fulltime thuis gaan werken, maar probeer hier een balans in te maken. Vind je thuiswerken zoveel fijner, dan kan je besluiten om één keer in de week naar kantoor te gaan.

Het wordt in ieder geval gewaardeerd dat je je gezicht regelmatig laat zien. Zorg er dan ook voor dat je een vaste dag kiest en niet elke week een andere dag. Hierdoor weten je collega’s wanneer je er bent.

Mijn ervaringen en advies over thuiswerken.

Ik probeer altijd tips te geven op basis vanuit mijn eigen ervaringen. Hierdoor heb ik mijn ervaringen omgezet naar tips voor thuiswerken. Voor de Covid-19 pandemie, had ik geen ervaring met thuiswerken. Althans niet veel. Als consultant ben ik normaliter veel onderweg. Richting klanten.

Nu werk ik vooral vanuit huis. Hierdoor moest ik er natuurlijk wel voor zorgen dat ik een goede rustige plek heb, waar ik kan werken. Ik kan je vertellen… dat is nogal een uitdaging geweest.

Ik heb drie kinderen, waarvan twee schoolgaande. De jongste die heeft nog een middagslaapje nodig, dus daar moet ik ook rekening mee houden. Mijn partner werkt in de weekenden of in de avonduren, waardoor we overdag geen oppas nodig hebben.

Ik heb boven een bureau geplaatst met een simpele bureaustoel. Daarbij heb ik een laptopstandaard, zodat deze hoger staat en een muis en toetsenbord. Die is wel nodig i.c.m. een laptopstandaard.

Een headset is ook een must. Daarin moet ook een microfoon in zitten. Dat is wel handig als je via Teams of Zoom een sessie met je collega’s hebt. Vrijwel alle laptops hebben wel een webcam, maar mocht je die niet hebben, dan is het wel geadviseerd om een webcam aan te schaffen.

Mijn werkgever heeft budget vrijgegeven om mijn werk voor de langere termijn ook vanuit huis vol te houden. Hierdoor heb ik een ergonomische bureaustoel kunnen aanschaffen. Bekijk bijvoorbeeld deze ergonomische bureaustoelen.

Een simpele bureaustoel is voor de langere termijn niet zo’n goed idee. Ook heb ik een 24 inch beeldscherm aangeschaft. Dit kijkt net even wat makkelijker. Op het 24 inch is mijn hoofdscherm en mijn laptopscherm is dan voor e-mail/agenda en Teams.

Het belang van het gebruik van goede software

Een belangrijk onderdeel wat nog niet besproken is, betreft het belang van goede software waardoor je makkelijk in contact kan blijven met je collega’s. Tegenwoordig is het ook belangrijk dat je met meerdere mensen tegelijk in een Word document kan werken of in een Excel lijst kan werken.

Doordat er veel mensen zijn gaan thuiswerken is het gebruik van Cloudoplossingen sterk toegenomen en de meest populaire software is toch wel Microsoft 365, eerder Office 365 genoemd.

Lees mijn blog over Microsoft 365 als je hier meer over wilt weten.

De voordelen van dit pakket zijn te groot om dit in deze blog volledig te beschrijven, maar het komt er op neer dat je alle Officepakketten in de Cloud hebt en dat je ook toegang krijgt tot Teams.

Teams is een communicatiesoftware die gebaseerd is op Skype, alleen dan voor bedrijven verder doorontwikkeld. Je kunt chatten, videobellen, maar ook groepsmeetings houden, waarmee je met grote groepen tegelijk een sessie kunt houden.

Zo kun je dus ook een vergadering houden op afstand. Met je team gezamenlijk werken aan een document.

Zorg ervoor dat je software gebruikt waarmee je makkelijk met je collega’s kunt communiceren en gezamenlijk kunt werken aan een project.

Slotwoord Tips voor Thuiswerken

Als je deze blog volledig hebt gelezen heb je voor zowel werkgevers als voor werknemer genoeg tips voor thuiswerken gekregen om hier iets mee te gaan doen.

Ik heb het eerder als geschreven. Gebruik deze bijzondere periode in ons leven om te experimenteren. Meet de effecten van thuiswerken. Ik denk dat het je zal verbazen wat de uitkomsten zijn.

Hieronder nog de belangrijkste punten voor thuiswerken.

• Zorg voor goede spullen. Bureau/Stoel/Beeldscherm/muis/keyboard.
• Maak duidelijke afspraken met je werkgever/werknemer.
• Maakt thuis duidelijke afspraken zodat je niet onnodig gestoord wordt door je partner/kinderen
• Maak je productiviteit meetbaar.
• Laat je gezicht regelmatig zien op kantoor. Het liefst een vaste dag in de week.
• Zorg dat je bereikbaar bent voor klanten en collega’s door middel van een communicatieplan.
• Gebruik goede software zoals Microsoft 365.

Klik op de onderstaande knop om naar de Microsoft 365 pagina te gaan voor meer informatie!

Ik hoop dat je met deze tips voor thuiswerken je voordeel kunt halen, zodat je thuis ook prettig kunt werken. Kijk ook naar de langere termijn of thuiswerken iets voor jou is. Experimenteer en meet de resultaten.

Mocht je willen reageren op deze blog of ook jou tips willen delen reageer dan onderaan deze blog.